Tips til stiftelsesmøte

Lokale
Siden dere ennå ikke har mulighet til å booke rom på lærestedet, kan stiftelsesmøtet holdes på et offentlig sted, for eksempel en kafé. Om dere regner med at mange kommer, kan dere høre med en av studentpubene om dere kan holde stiftelsesmøtet der.

Innkalling
Kall inn til stiftelsesmøtet i god tid, og bruk kanalene dere har tilgjengelig. Dere kan for eksempel invitere på Facebook, via Canvas eller snakke i en relevant forelesning.

Har dere lyst til å promotere stiftelsesmøtet deres på SiOs eventkalender? Da kan dere ta kontakt med oss på eventkalender@sio.no (mailto:eventkalender@sio.no) - så hjelper vi dere gjerne med det.

Ordstyrer
Velg ut en person som har ansvar og styre hvem som har ordet. Det kan være mange tanker og idéer, så det kan være lurt å ha en utvalgt person som har dette som oppgave. Dersom det skal gjøres valg kan det være lurt at ordstyrer er en som ikke stiller til valg.

Referent
Det er viktig at stiftelsesmøtet blir riktig dokumentert, for historikken i foreningen og når dere eventuelt skal sende inn dokumentasjon til Brønnøysundregistrene. Det kan være nyttig å ta i bruk en referat-mal

Protokollunderskrivere
Personer til å skrive under på referatet/protokollen trengs ikke forberedes i forkant, men kan velges på selve møtet. De skal lese gjennom referatet og skrive under på at det som står stemmer med det som skjedde på møtet.

Tellekorps
Er det valg av nye styremedlemmer og mer enn en kandidat på stillingen/ene, må det velges et tellekorps av forsamlingen. Tellekorpset organiserer "telling av hender" ved åpent valg, og "utdeling, innhenting og telling av lapper" ved hemmelig valg. Ved hemmelig valg holder det å si hvem som fikk flest stemmer, ikke hvor mange stemmer hver fikk.

Alkoholservering
Det anbefales å holde diskusjonene og valg edruelig, og gjerne vente med alkoholservering til etter møtet. Ordstyrer og de som presenterer de ulike sakene bør selvsagt være edru.